株主総会参考書類及び議決権行使書面の交付義務を定めています（第1項・第2項）。書面による議決権行使の措置を定めた場合、取締役は招集通知に際して、株主に対し株主総会参考書類（議案の内容や理由等を記載した書類）と議決権行使書面（賛否を記入する書面）を交付しなければなりません（第1項）。株主が総会に出席せずに議決権を行使できる仕組みです。

電磁的方法による通知を承諾した株主には、これらの書類を電磁的方法（電子メール等）で提供できます（第2項本文）。紙の書類に代えてウェブサイトでの閲覧やPDFの送付等が可能です。ただし、株主が書面での交付を請求した場合は、書面を交付しなければなりません（第2項ただし書）。株主の選択権が保障されています。

この規定により、株主が総会に出席できない場合でも、十分な情報に基づいて議決権を行使できます。書面交付と電子提供の選択により、利便性と環境配慮の両立が図られています。株主の権利行使機会の確保と実務の効率化が実現されています。

「書面で議決権を行使する」ための書類の話やねん。株主総会参考書類っていうのは、議案の説明書みたいなもんや。「今回こんな議案があって、こういう理由で賛成してほしい」とか書いてある資料やな。議決権行使書面っていうのは、投票用紙みたいなもんで、「賛成」「反対」にマルつけて返送する紙や。選挙の投票用紙と選挙公報みたいな関係やねん。

例えばな、Aさんが株主やけど、総会の日は仕事で行かれへんとするやろ。そんなとき、事前に株主総会参考書類が送られてきて、「今回は取締役の選任について決めます。候補者はBさんです。理由はこうです」って説明が書いてあるんや。Aさんはそれを読んで、議決権行使書面に「賛成」ってマルつけて郵送すれば、総会に行かんでも投票できるわけやな。便利やろ？

でな、第2項で、メールとかネットでもこれらの書類を送れるって書いてあるんや。紙で送るよりエコやし、早いもんな。ただし、「やっぱり紙で読みたい」っていう株主には、ちゃんと紙の書類を送らなあかんねん（第2項ただし書）。デジタルが苦手な人もおるからな。株主が選べるようになってるわけや。これで、総会に来られへん人でも、ちゃんと投票できる仕組みが整ってるんやで。